Business travel medicine: salute e sicurezza in viaggio

La pandemia di Covid-19 ha portato drammaticamente agli occhi di tutti l’importanza fondamentale delle attività di prevenzione e controllo sanitario per i viaggiatori, anche e soprattutto per chi si sposta per lavoro. Con un progressivo ritorno a una forma di normalità in cui ai viaggi classici si affiancano nuove forme di trasferta come bleisure e workation, è essenziale farsi trovare pronti per rispondere alle necessità e sensibilità trasformate dall’esperienza degli anni.

A livello internazionale è stata pubblicata a settembre del 2021 un nuovo standard: la ISO 31030 sulla Travel Risk Management. Questa nuova ISO delinea il perimetro operativo e traccia le linee guida per l’adempimento delle aziende al proprio Duty of Care (o dovere di diligenza), imponendo all’azienda la responsabilità morale o l'obbligo legale di proteggere il dipendente viaggiatore da pericoli e minacce in tutte le fasi della trasferta.

Grazie all’esperienza maturata nella Medicina dei Viaggi, Ambimed applica i temi della prevenzione e della sicurezza in viaggio nell’ambito degli obblighi previsti dalla Medicina del Lavoro garantendo la salute dei dipendenti prima, durante e dopo la trasferta lavorativa. Grazie alla Business Travel Medicine vengono analizzate le destinazioni target dell’azienda, valutati i pericoli potenziali dei trasfertisti sotto i profili della Salute e della Sicurezza e vengono definite le procedure operative per mitigare i rischi rilevati.

A monte: la valutazione dei rischi e la formazione

Uno dei passaggi più importanti è quello che avviene prima del viaggio, con la stesura di procedure dettagliate per la gestione della salute in viaggio e l’aggiornamento del DVR (Documento di Valutazione dei Rischi) per includere i rischi associati al viaggio, mettendo al centro della propria travel policy la salute del viaggiatore.

Procedure ben strutturate e uniformi consentono di ridurre al minimo gli effetti negativi di potenziali imprevisti, facilitando la condivisione di informazioni che possono essere vitali in tutta l’azienda. Una comunicazione chiara aiuta i viaggiatori a sentirsi al sicuro e invogliati a spostarsi.

La mappatura dello stato di salute del personale trasfertista e delle coperture vaccinali, con piani di vaccinazione preventiva, permette di ridurre i tempi di preparazione del viaggio senza rinunciare alla sicurezza sanitaria. L'azienda deve prevedere dei controlli medici adeguati a tutti i viaggiatori; la visita medica e gli accertamenti sono definiti nel Protocollo Sanitario Estero e sono utili a verificare la salute fisica e mentale dei dipendenti e stabilire l'idoneità alla trasferta.

Infine, non deve mai mancare un’adeguata formazione dei viaggiatori. Il programma deve contenere una panoramica dei rischi sanitari presenti nell’area geografica di destinazione, un’analisi dei principali vettori di trasmissione delle patologie endemiche ed eventualmente, laddove previsto, un focus sulle condizioni ambientali estreme del luogo di destinazioni.

Come indicato nelle linee guida ISO 31030 sulla Travel Risk Management, verranno illustrate le best practices da osservare durante le missioni di lavoro, comprese le misure igieniche e gli indumenti di lavoro più idonei.

Prima della partenza: la consulenza con uno specialista in Travel Medicine

Una delle principali fonti di rischio è l’informazione insufficiente, che porta a sottovalutare i rischi in cui ci si può imbattere. Tuttavia, non tutte le destinazioni sono uguali e non tutti i viaggiatori sono uguali.

Prima di partire è fondamentale informare il trasfertista sui rischi specifici del viaggio con una Medical Induction pre-travel (consulenza medica pre viaggio) che consideri: l’itinerario, la destinazione, il programma durante la permanenza, senza dimenticare variabili come la stagionalità di alcune malattie. Emergenze sanitarie possono provocare un radicale mutamento dei requisiti di sicurezza con poco preavviso. Perfino i fattori climatici sono da prendere in considerazione, e non solo per le temperature: in che modo le precipitazioni influenzano, per esempio, l’inquinamento atmosferico?

Allo stesso modo è importante considerare la storia medica del viaggiatore: farmaci in uso, interventi chirurgici recenti, gravidanze in corso sono solo alcuni dei fattori che possono influenzare (anche in maniera radicale) gli strumenti e le precauzioni da impiegare per garantire la massima sicurezza durante il viaggio. Una consulenza pre-viaggio approfondita è il modo migliore per affrontare correttamente le sfide specifiche della trasferta.

La trasferta: dagli asset all’assistenza continua

Nonostante le precauzioni prese, non è possibile controllare tutte le variabili. Per questo è importante tenere sotto controllo la situazione, assistendo il dipendente anche da remoto: l’informazione puntuale e attenta su emergenze sanitarie o su situazioni di sicurezza rilevanti che si possono sviluppare nel corso della trasferta è un aspetto determinante per rispondere prontamente al mutare delle necessità e per garantire un’assistenza continua.

L’azienda deve definire tutti gli asset importanti per il dipendente, fra cui:

• Far viaggiare con un mezzo di trasporto adeguato che permetta al dipendente il corretto recupero del riposo prima dell'inizio dell'attività lavorativa, in modo da minimizzare gli effetti dello stress legati al trasferimento;
• Predisporre il soggiorno in strutture ricettive con adeguati livelli di igiene e sicurezza;
• Assegnare strumenti di geolocalizzazione sempre operativi;
• Predisporre e comunicare dei numeri di emergenza lato Salute e Sicurezza con Assistance Center attivi 24/7;
• Pianificare un piano di rientro a casa in caso di emergenza sanitaria o di sicurezza.

Il trasfertista non si deve mai sentire abbandonato a sé stesso.

Al ritorno: la verifica delle misure adottate

Non sempre i problemi si manifestano immediatamente: è possibile che insorgano disturbi solo dopo il viaggio. Per questo è bene prestare attenzione al rientro a casa del trasfertista, verificando lo stato di salute con specifici check-up medici al rientro che, alla luce dei rischi identificati prima della partenza, sia mirato alle specifiche condizioni del viaggio.

Il responsabile della Travel Security con l’aiuto del Medico Competente e dell’RSPP, deve essere disponibile ad ascoltare il dipendente al suo ritorno per analizzare se le misure adottate siano state sufficienti ma soprattutto efficaci. Una verifica periodica delle procedure e una costante ricerca del miglioramento sono le basi per creare un’azienda attenta al benessere e alla sicurezza dei suoi trasfertisti.

Conclusioni: torniamo a viaggiare in sicurezza

Con il protrarsi della pandemia, gli esperti del settore aereo pensavano che i numeri non sarebbero mai tornati alla normalità ma c’è qualcosa nel vedersi di persona che una videoconferenza non può replicare, un valore intrinseco nell’immediatezza del faccia a faccia, in quella che per mancanza di termini migliori possiamo chiamare umanità dell’incontro.

L’avanzamento tecnologico e la nascita di nuovi strumenti digitali ci offrono delle possibilità inimmaginabili fino a pochi decenni fa e la pandemia ne ha sdoganato l’utilizzo su larga scala. Le agenzie di viaggio specializzate in business travel nel 2022 hanno registrato un numero di viaggiatori quasi in linea con i volumi del 2019 e le proiezioni per il 2023 sono fortemente positive.

Stiamo tornando a viaggiare, ma dobbiamo farlo in sicurezza. Con una proposta di servizi per la Business Travel Medicine modellata sulle esigenze di ogni singola realtà, Ambimed supporta le aziende con personale viaggiante nella definizione di tutte le procedure necessarie a garantire la salute e la sicurezza dei dipendenti in missione all’estero.